Dématérialisation des factures

Depuis le 01/01/2020, tous les fournisseurs sont concernés par l’obligation de transmission électronique de leurs factures. Je dois donc déposer toutes mes factures sur le portail de l’État dénommé Chorus Pro. 

Accéder au portail Chorus Pro

Rapidité, traçabilité, suivi en temps réel, disponible 7j/7 et 24h/24, le site Chorus Pro présente de nombreux avantages pour le fournisseur et pour la collectivité.

Au moment de son enregistrement dans Chorus Pro, la facture est qualifiée grâce à l’identifiant du fournisseur et au numéro de facture.

Grâce à ces informations, il est possible à tout moment de consulter l’état de traitement de la facture :

• Facture mise à disposition de la collectivité
• Facture suspendue, recyclée ou rejetée par la collectivité, avec les motifs associés
• Facture payée par le comptable

Le fournisseur a la possibilité de recevoir des courriels l’informant de l’état d’avancement de son paiement. Il doit pour cela avoir paramétré son compte sur Chorus Pro. 

Non, la facture reçue par courriel ne présente pas les caractéristiques d’une facture originale, en l’absence de signature électronique. Le traitement dématérialisé des factures est possible via le portail Chorus Pro dans des conditions de sécurité et d’authenticité garanties. À défaut, le fournisseur non concerné par l’obligation de transmission doit transmettre sa facture par la voie postale.

 Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

Différents documents émanant de Chorus sont disponibles au téléchargement en haut de page.

Chaque facture devra être déposée en référençant :

• Le siret de la collectivité dans la zone Destinataire
• Le code service dans la zone Service
• Le numéro d’engagement est recommandé. Sa mention facilitera les traitements de la facture.

L’ensemble de ces mentions figure sur la commande transmise par la collectivité. Si votre interlocuteur ne vous l’a pas transmise n’hésitez pas à le lui demander.

Leur absence sera bloquante, pour celles contrôlées par Chorus Pro, et les factures ne pourront pas être déposées.

Les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts sont notamment :

• Nom et adresse des parties
• Date de la vente ou de la prestation de services
• Quantité et dénomination précise des produits et services
• Prix unitaire hors taxes et réductions éventuellement consenties
• Numéro d’immatriculation de l’entreprise
• Date de délivrance de la facture
• Numéro unique et séquentiel
• Base d’imposition pour chaque taux  de TVA et TVA correspondante
• Montant total à payer 

Le décret d’application de Chorus Pro prévoit également que soient renseignés :

• En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique
• Le code d’identification du service en charge du paiement

Selon les critères de dépose sur Chorus Pro définis par la collectivité 

Certaines de ces mentions sont contrôlées par Chorus Pro comme par exemple (liste non exhaustive) :

• Existence du siret pour le fournisseur et le destinataire de la facture
• Contrôle d’unicité du numéro de la facture pour le fournisseur
• Code service destinataire de la facture

D’autres données sont contrôlées par les outils de gestion dématérialisés de la collectivité :

• Dépose en doublon d’un envoi papier. Ces doublons sont systématiquement rejetés lorsqu'ils portent le même numéro.

La collectivité n’intervient pas dans cette assistance.

2 possibilités existent pour contacter le support Chorus Pro :

• L'avatar « Claude » accessible sur le portail Chorus Pro
• L'émission d’une sollicitation :
  • Dans l’espace « Sollicitations émises » si vous êtes déjà authentifié sur le portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  • En cliquant sur « Nous contacter » en bas de la page d’accueil du portail Chorus Pro si vous êtes en mode non connecté

Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ 

La collectivité n’a pas ouvert en interne l’accès à l’espace travaux et est paramétrée pour accepter les factures sans intervention de la Maitrise d’ouvrage dans Chorus.
Peuvent donc être déposées sur l’espace travaux uniquement les factures ne nécessitant pas d’intervention de la collectivité :

• Factures de sous-traitance
• Factures en maitrise d’œuvre externe
• Factures de co-traitance en MOE externe

Toutes les factures nécessitant une intervention de la collectivité - avant la phase maitrise d’ouvrage - sont donc refusées à la dépose par Chorus avec  le message suivant « La structure renseignée n’a aucun service ayant accès à l’espace « Factures de travaux ». Merci de vous rapprocher du gestionnaire de la structure. » 
Merci de vous référer aux modes de fonctionnement décrits ci-dessous si vous êtes dans ce cas.

Depuis le 1er janvier 2022, les outils de la collectivité ont évolué. Il n’est plus nécessaire de procéder à des déposes dissociées en cas de sous-traitance ou co-traitance. Il suffit que le titulaire ou le mandataire du groupement dépose ses états d’acompte accompagné des ventilations des paiements (sous-traitants ou co-traitants)  en une seule fois sur Chorus.

La collectivité n’intervient pas dans ce processus, en dehors du cas de validation tacite.

La dépose de la demande de paiement est donc à effectuer sur Chorus travaux de la manière suivante :

• Dépose de la demande de paiement libellée à l’ordre du titulaire du marché, dans le cadre A10
• Dans le délai de 15 jours (calendaires) prévu au CCAG travaux ; le titulaire du marché procède à la validation ou au refus de la facture et ajoute l’attestation de paiement direct dans le dossier de facturation.
• Passé ce délai, en l’absence de refus du titulaire,  la validation de la facture est tacite et elle est acheminée vers la collectivité ou le maitre d'oeuvre externe qui procèdera à la réalisation de l’attestation permettant le paiement direct.

Dans le cadre d’un marché avec maitrise d’œuvre interne, votre demande de paiement doit être déposée, avec l’ensemble des pièces complémentaires habituelles,  soit sur l’espace facture soit  sur l’espace travaux dans le cadre A6 (pièce de facturation de travaux transmise au service financier). Elle suivra un circuit de visa dans les outils dédiés de la collectivité. Les échanges éventuels sur cette demande se font en dehors de Chorus, après réception de la demande de paiement.

Dans le cadre d’un marché de maîtrise d’œuvre externe, votre demande de paiement doit être déposée sur l’espace travaux de Chorus (cadre A4) en référençant le maître d’œuvre.

Vous devez respecter à la fois les principes applicables au traitement des acomptes mensuels et les règles particulières de la co-traitance.

La demande de paiement est déposée de façon différente selon la forme du groupement :

• elle est réalisée et déposée par le mandataire :
  .  en cas de groupement solidaire sans répartition ou de groupement solidaire avec répartition et paiement sur un compte unique
• elle peut être réalisée soit par le mandataire soit par le co-traitant :
  .  en cas de groupement solidaire avec répartition et paiement individualisé par membre du groupement ou en cas de groupement conjoint
  . en cas de groupement solidaire avec répartition,  le décompte est décomposé en autant de parties que de membre à payer séparément.
  . Dans les cas de dépose par le co-traitant, elle doit être validée par le mandataire.
   

Pour un sous-traitant :

• Demande de paiement adressée au titulaireAttestation de paiement direct du titulaire ;
• à défaut, la collectivité mettra en œuvre la procédure d’attestation tacite

Pour un acompte mensuel : 

• Projet de décompte (= Demande de paiement), respectant les prescriptions de forme et de contenu du CCAG travaux
• Copie des demandes de  paiement direct de l’ensemble des sous-traitants  acceptés par le titulaire
• Etat d’acompte mensuel  du MOE, en cas de MOE externe, respectant les prescriptions de forme et de contenu  du CCAG travaux

Pour un décompte général définitif :

• Projet de décompte final établi par le titulaire, respectant les prescriptions de forme et de contenu du CCAG travaux, et accepté par le maître d’oeuvre
• DGD : Projet de décompte général établi par le maitre d’œuvre, respectant les prescriptions de forme et de contenu du CCAG travaux, et signé par le maître d’ouvrage et le titulaire

Les pièces générales de marché n’ont pas à être produites à l’appui des factures, de  même que les OS (ou EXE) ou les PV de réception, puisqu’elles sont déjà présentes dans la collectivité. 
La mise en œuvre d’une caution bancaire ne peut s’effectuer qu’après transmission de l’original papier à la collectivité.